Homeoffice in Spanien: Was gibt es zu beachten? - Tipps vom Experten
Das Homeoffice nach Spanien zu verlegen bleibt nicht länger mehr ein Traum, sondern gehört zur modernen Form der mobilen Arbeit. Vorher gilt es allerdings einige Experten-Tipps zu beachten.
Dr. Rainer Fuchs - Sein Homeoffice nach Spanien zu verlegen ist heutzutage möglicher denn je, wenn man einige Experten-Tipps beachtet. In der Pandemie ist das Homeoffice aus seinem Nischen-Dasein in den Mittelpunkt des Interesses vieler Unternehmen und Beschäftigter gerückt. Als „Workation“ – eine Verbindung von Work und Vacation – wird es oft für den Familienurlaub in Spanien genutzt. Dabei ist Homeoffice nichts wirklich Neues: Unter dem Begriff Telearbeit (§ 2 Arbeitsstättenverordnung) gibt es das schon lange; es wird auch von „mobiler Arbeit“ gesprochen. Dabei richtet der Arbeitgeber dem Beschäftigten einen vollen Arbeitsplatz zu Hause ein. Hier geht es um das Homeoffice auf Wunsch der Beschäftigten. Was kann es Schöneres geben, als das Homeoffice im spanischen Urlaubsparadies zu genießen! Vor allem für IT-Mitarbeiter und Verwaltungsarbeiten, aber auch für viele andere Tätigkeiten bietet es sich an, von Spanien aus für einen deutschen Arbeitgeber tätig zu werden. Ebenso ist für viele Selbständige das Homeoffice von Spanien aus eine begehrte Alternative.
Homeoffice in Spanien: Was ist dabei für Beschäftigte zu beachten?
Da es sich bei dem Homeoffice in Spanien und allgemein im Ausland um ein relativ neues Phänomen handelt, gibt es viele Unsicherheiten und Unklarheiten und daher einiges, dass Beschäftigte zu beachten haben. Manche der ohnehin schon sehr komplexen europäischen Rechtsvorschriften passen hier nicht so recht. Im Folgenden wird versucht, erste Tipps, beziehungsweise einen ersten Anhalt zu geben. Wirklich belastbare klare Regeln gibt es nämlich noch nicht. Zur Vereinbarung mit Ihrem Arbeitgeber:
- Zunächst einmal muss Ihre Tätigkeit von Spanien aus mit Ihrem deutschen Arbeitgeber abgesprochen sein. Diese Absprache ist im Grunde eine Vertragsänderung. Sie benötigen keinen neuen Arbeitsvertrag, sollten aber eine schriftliche Ergänzung erbitten.
- Dabei sollten auch Fragen wie die zugrunde gelegte Arbeitszeit im Internet und Zeiten Ihrer Erreichbarkeit geklärt werden. Oft wird dabei „Vertrauensarbeit“ ohne feste Erfassung vereinbart; dies macht in aller Regel auch Sinn.
- Soll das Homeoffice längere Zeit dauern, ist auch eine Vereinbarung über den Zeitpunkt der Rückkehr in das Büro des Arbeitgebers und das Recht auf Ihren alten Arbeitsplatz wichtig!
Homeoffice in Spanien: Was gilt im Arbeitsrecht?
Beim Homeoffice in Spanien spielt in puncto Arbeitsrecht die Aufenthaltsdauer eine wichtige Rolle. Folgendes muss dabei beachtet werden:
- Wenn Sie kurzzeitig in Spanien im Homeoffice arbeiten, gilt weiter deutsches Arbeitsrecht. Sie werden aus Deutschland bezahlt und unterliegen dem Weisungsrecht Ihres deutschen Arbeitgebers. Das dürfte der Standardfall sein.
- Für den Fall, dass Sie länger als 183 Tage Homeoffice in Spanien machen, kann es sein, dass Sie spanischem Arbeitsrecht unterliegen (Artikel 8 der Rom I-Verordnung 593/2008 der EU). Sie können und sollten deshalb festlegen, dass deutsches Arbeitsrecht weiterhin Anwendung findet.
- Gilt deutsches Arbeitsrecht, finden auch die deutschen Arbeitsschutz- und Arbeitszeitregeln Anwendung, etwa die Höchstarbeitszeit, Ruhepausen, Verbot der Sonn- und Feiertagsarbeit usw.
- Wichtig ist dabei, dass die deutsche Unfallversicherung Geltung behält.
Homeoffice in Spanien: Wie steht es um die gesetzliche Sozialversicherung?
Beim Homeoffice in Spanien ist ein weiterer beachtenswerter Punkt die gesetzliche Sozialversicherung:
- Hier liegt eine gefährliche Hürde beim Homeoffice im Ausland. Nach den EU-Rechtsvorschriften sind Sie grundsätzlich dort sozialversicherungspflichtig, wo Sie Ihre Arbeit ausüben (Artikel 11 der EU-Verordnung 883/2004).
- Eine Ausnahme, nämlich die Weitergeltung der deutschen Regeln, gilt für den Fall der Entsendung (Artikel 12) und für den Fall, dass gewöhnlich die Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten ausgeübt wird (Artikel 13).
- Gehen Sie auf eigenen Wunsch ins Homeoffice in Spanien, liegt eigentlich keine Entsendung vor. Wenn Sie ab und zu im Homeoffice in Spanien arbeiten, liegt auch die Voraussetzung des „gewöhnlichen“ Arbeitens in Spanien nicht vor.
Es gibt also gegenwärtig keine klare Regelung. Die deutschen Behörden – das Bundesarbeitsministerium, der GKV Spitzenverband und die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) in Bonn – streben eine einheitliche europäische Lösung an. Das wird dauern. Bis dahin müssen wir uns pragmatisch behelfen.
Homeoffice in Spanien: Entsendungs-Lösung ist am sichersten
Am sichersten beim Homeoffice in Spanien erscheint der Experten-Tipp der Entsendungs-Lösung:
- Ihr Arbeitgeber bemüht sich bei Ihrer gesetzlichen Krankenversicherung um die Entsendebescheinigung. Diese „A1“ genannte Bescheinigung bestätigt Ihnen und den spanischen Behörden, dass Sie als Entsandter den deutschen Rechtsvorschriften unterliegen.
- Das geht voll elektronisch ohne Papierkrieg und Bürokratie.
Auch wenn eigentlich keine Entsendung vorliegt, werden die Krankenkassen keine Fragen stellen und die spanischen Behörden dies voraussichtlich akzeptieren – wenn es denn einmal Kontrollen geben sollte.
Praktischer Tipp: Die Entsendebescheinigung soll nach den EU-Vorschriften im Voraus beantragt werden, „wann immer dies möglich ist“ (Art. 15 VO 987/2009). Das bedeutet, dass dies bei kurzfristig vereinbartem Homeoffice nachträglich geschehen kann – oder dann, wenn die spanischen Behörden aufmerksam werden und die A 1 Bescheinigung verlangen. Eine Sanktion für das verspätete Beantragen der Bescheinigung gibt es nicht. Hier besteht nur das Risiko, dass spanische Sozialversicherungsbeiträge anfallen könnten, wenn die Entsendung nicht akzeptiert wird. Bei kürzeren Homeoffice-Zeiten dürfte das kaum vorkommen.
Homeoffice: Was gilt, wenn der Lebensmittelpunkt in Spanien ist?
Beim Homeoffice in Spanien darf der Lebensmittelpunkt nicht außer Acht gelassen werden, denn die Entsendung richtet sich nach der Aufenthaltsdauer: Liegt Ihr Lebensmittelpunkt in Spanien, leben Sie also zum Beispiel mehr als 183 Tage im Jahr in Spanien, kommt eine Entsendung naturgemäß nicht in Betracht – Sie unterliegen spanischem Recht, denn der gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt der Tätigkeit liegen in Spanien. Das gilt in der Regel nicht nur für die Sozialversicherung, sondern auch für das Arbeitsrecht.
Was gilt, wenn ich regelmäßig wiederkehrend im Homeoffice in Spanien bin?
- Dann müssen mindesten 25 Prozent Ihrer Arbeit in Deutschland ausgeführt werden;
- Sie müssen einen Tag im Monat in Deutschland tätig sein;
- Die Entsendebescheinigung wird dann über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) in Bonn ausgestellt.
Was muss beim Homeoffice in Spanien steuerrechtlich beachten werden?
Weiter stellt sich für viele die Frage, was steuerrechtlich beim Homeoffice in Spanien beachtet werden muss.
- Nach Artikel 14 des deutsch-spanischen Doppelbesteuerungsabkommens ist das Arbeitseinkommen grundsätzlich in Deutschland zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer in Deutschland seinen Lebensmittelpunkt hat.
- Für eine kurzfristige Tätigkeit unter 183 Tagen im Jahr bleibt es in der Regel bei der deutschen Steuerpflicht, wenn Sie in Deutschland ansässig sind (Lebensmittelpunkt).
- Liegt der Lebensmittelpunkt in Spanien, leben Sie also mehr als 183 Tage im Jahr hier, wird das Arbeitseinkommen in Spanien besteuert.
- Auch die in Spanien entstehenden Kosten für das Homeoffice können bei der deutschen Steuererklärung geltend gemacht werden, wenn Sie der deutschen Steuerpflicht unterliegen. Dazu gehören die Arbeitsmittel wie Computer und Zubehör, Kosten für Telefon und Internet, nicht jedoch die Reisekosten nach und von Spanien, weil diese nicht beruflich, sondern privat veranlasst sind.
Gibt es Besonderheiten für Selbständige im Homeoffice?
Was passiert, wenn man als Selbständiger für ein Unternehmen im Homeoffice arbeitet? Gerade im IT-Bereich ist es nicht unüblich, dass beispielsweise die Mitarbeiter großer Softwareunternehmen ihre Spezialisten als Selbständige behandeln. Das liegt in der Regel auch in deren eigenem Interesse. Aber auch sonst gibt es in vielen Bereichen Freelancer, die wie Arbeitnehmer, aber rechtlich – nicht selten in einer Grauzone – selbständig arbeiten.
- In Deutschland gilt auch für Selbständige die Pflicht, sich gegen Krankheit und für den Fall der Pflegebedürftigkeit zu versichern – gesetzlich oder privat.
- In Spanien gilt für Selbständige die gleiche gesetzliche Sozialversicherungspflicht wie für Arbeitnehmer. Hier heißt es aufzupassen, dass Sie nicht ungewollt in die spanische Versicherungspflicht fallen! Es gilt folgendes: Sie unterliegen nur dann weiter den deutschen Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit, wenn Sie ähnliche Tätigkeiten auch in Deutschland in nennenswertem Umfang ausüben und die selbständige Tätigkeit maximal für 24 Monate ausgeübt wird.
Damit Sie weiter deutschem Recht unterliegen und in Spanien keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen, müssen Sie die A 1-Bescheinigung bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland in Bonn beantragen. Wenn Sie privat krankenversichert sind, ist dafür die Deutsche Rentenversicherung zuständig.
Was müssen Unternehmen beim Homeoffice besonders beachten?
Natürlich haben auch Unternehmen, beziehungsweise Arbeitgeber beim Thema Homeoffice einiges zu beachten:
- Der Arbeitgeber trägt das volle Risiko, dass Spanien beim Homeoffice keine Lohnsteuer und keine Sozialabgaben verlangt. Er sollte daher auf die Einhaltung der Regeln achten!
- Wird das Homeoffice in Spanien nicht als solches anerkannt, sondern spanisches Steuerrecht angewendet, wird es für den Arbeitgeber richtig kompliziert: Er muss zum Beispiel Lohnsteuer zeitweise in Spanien und zeitweise in Deutschland zahlen, was ganz erheblichen Bürokratieaufwand verursacht.
- Unternehmen müssen aufpassen, dass sie nicht ungewollt eine Betriebsstätte in Spanien einrichten und dann dort Ertragsteuern zahlen müssen.
- Diese Gefahr besteht besonders beim Homeoffice von Führungskräften, die aus Spanien Geschäftsleitungsaufgaben für das Unternehmen durchführen. Besonders bei regelmäßigem Homeoffice kann es hier Probleme geben.
- Schließlich ist es wichtig, dass die deutsche Unfallversicherung im Ausland gilt, da das Unternehmen sonst bei Arbeitsunfällen selbst haften könnte.
Wer kommt für die Bereitstellung vom Homeoffice-Platz auf?
Wer muss den Homeoffice-Platz bezahlen und Gerätschaften wie Büroausstattung oder Computer bereitstellen? Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer? Auch diese Fragen werden häufig an Experten gerichtet und können wie folgt beantwortet werden:
- Wenn der Arbeitgeber das Homeoffice wünscht, sollte er auch die Kosten dafür übernehmen. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, von seinem regulären Arbeitsplatz ins Homeoffice zu gehen.
- Erfolgt das Homeoffice – etwa als „Workation“ – auf den Wunsch des Arbeitnehmers, muss er auch die Kosten dafür tragen.
- Aber das ist alles Vereinbarungssache!
Sie sehen, das rechtliche Procedere ist recht sperrig und es bleiben viele Unklarheiten. Wer bereits in Spanien eine Bleibe hat und ohnedies für einige Wochen oder Monate im Jahr dort lebt, der wird vermutlich die Verwaltungsregelungen vermeiden und niemanden von seinem neuen Homeoffice in Spanien unterrichten. Vor allem größere Unternehmen sind wegen der großen Unsicherheiten zurückhaltend mit dem Bewilligen von Homeoffice in anderen EU-Staaten.
Experten-Einschätzung für die Homeoffice-Praxis
Meine Einschätzung für die Homeoffice-Praxis lautet wie folgt:
- Homeoffice für kürzere Zeiträume, etwa zwei bis vier Wochen: keine besonderen Regelungen erforderlich. Kontrollen in Spanien sind kaum zu erwarten.
- Bei längerer Dauer unbedingt durch den Arbeitgeber die Entsendebescheinigung A 1 bei der Krankenkasse anfordern.
- Wer sichergehen will, sollte: klare Regeln mit dem Arbeitgeber vereinbaren, mit dem Steuerberater sprechen und sich in der Frage der Sozialversicherung von der zuständigen Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA), V: +49 228 95300) beraten lassen.
Homeoffice: Durch Corona-Krise anfangs für Beschäftigte verpflichtend
In der Corona-Krise musste der Arbeitgeber nach § 28b Absatz 4 des Infektionsschutzgesetzes seinen Beschäftigten verpflichtend anbieten, Büroarbeit oder vergleichbare Tätigkeiten aus dem Homeoffice auszuführen. Das galt immer dann, wenn dieser Arbeitsform keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstanden. Die Beschäftigten waren verpflichtet, dieses Angebot anzunehmen. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil wollte diese Regelung aufrechterhalten, konnte sich damit aber bisher in der Ampelkoalition noch nicht durchsetzen. Deshalb gilt seit dem 20. März 2022: Es gibt keine Pflicht des Unternehmens mehr, Homeoffice anzubieten, wer bisher im Homeoffice gearbeitet hat, kann verlangen, dass er wieder im Unternehmen arbeiten kann. Es ist aber davon auszugehen, dass es bald wieder eine gesetzliche Regelung für mobiles Arbeiten geben wird, denn so steht es im Koalitionsvertrag. Ob es künftig wieder einen gesetzlichen Anspruch der Arbeitnehmer geben wird, ist allerdings noch nicht ausgemacht.
Das Homeoffice ist aber auch ohne gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen und Arbeitnehmer wie auch für Selbständige eine interessante Alternative. Betriebe sparen Büroflächen und teure Mieten, Beschäftigte die Wege zur Arbeit und gewinnen Flexibilität. Die guten Erfahrungen in der Corona-Pandemie haben den Weg für diese Beschäftigungsform geebnet. Aber es gibt für Beschäftigte und Unternehmen einige Fallstricke, die unbedingt zu vermeiden sind.
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